Beitragsfoto: Fliegende Umschläge | © Gerd Altmann auf Pixabay
Die gute alte E-Mail ist nach weit über 30 Jahren allgemeinem Gebrauch erwachsen geworden. Woran mache ich dies fest? Ganz einfach, inzwischen wird sie staatlich reguliert wie keine einzige Briefpost jemals zuvor. Und alle möglichen Menschen und Unternehmen möchten sich mit unserem E-Mail-Gebrauch dumm und dämlich verdienen. Kein Anbieter mehr, der nicht KI in seiner E-Mail-Software anbietet.
Und selbst das Apple-Tool „Mail“, welches sich stets wegen seiner Einfachheit von anderen Anbietern abgehoben hat, ist inzwischen kaum noch zu bedienen. Microsofts Outlook wurde gar zu einem Monster-Tool für alle Beamten und solche Menschen, die es unbedingt werden möchten. Einzig SAP ist in der Lage noch unbrauchbarere Produkte liefern zu können.
Aber wir Menschen wollen es auch nicht anders! Im Gegensatz zu unserem Briefkasten vor der Haus- oder Wohnungstür soll der E-Mail-Briefkasten unser gesamtes Leben regeln, dabei von ganz alleine funktionieren und last but not least auch noch als Archiv unseres eigenen Lebens dienen.
Sie erkennen das Problem?
Ich leere meinen Briefkasten täglich, wenn nötig auch mehrmals am Tag. Dies mache ich auch so mit meinen E-Mail-Briefkästen — da digital, leiste ich mir bis heute den Luxus gleich mehrere davon zu besitzen; bin inzwischen allerdings dabei, diese Briefkästen bis auf das unbedingt Nötige wieder zu reduzieren. Ohne meinen PAL-Filter komme ich aber weiterhin nicht aus.
Und nein, ich archiviere weder mein Privatleben noch mein Berufsleben in E-Mail-Postfächern! Deshalb kaufe ich auch keine extra Speicherplätze oder E-Mail-Archivierungssoftwareergänzungen.
Im Worst-Case sind meine E-Mail-Postfacher von Spam und anderer Mail so zugemüllt, dass ich mehr als einen Tag benötige, diese zu leeren. Die Post landet wie auch die analoge dabei im Müll.
Nur faschistoide Regierungen können auf die Idee kommen, dass ich diesen Müll auch noch und dies am besten bei der Stasi zu archivieren habe!
Einen Vorteil hat die digitale Post allerdings gegenüber der althergebrachten. Man kann sie besser adressieren. Und so nehme ich E-Mail zur Kenntnis, die mit einem mir bekannten Absender versehen und auch an mich adressiert sind (To: / An:).
Wenn die E-Mail an mich mit via „Cc: / Kopie:“ oder „Bcc: / Blindkopie:“ geht, rechnet der Absender damit, dass meine Neugierde in diesem Falle so groß ist, dass ich diese auch zur Kenntnis nehme, oder er weiß, dass wir in einem entsprechenden Briefverkehr stehen und ich via dieser Möglichkeiten informiert werden möchte.
Da dies im Berufsleben gängige Praxis ist, öffne ich auch diese E-Mail, wenn sie an meine diesbezüglichen Postfächer gelangt.
Für den Fall, dass eine E-Mail für mich wichtig ist, gibt es drei Möglichkeiten und eine weitere, die allerdings nur der Macht der Fakten geschuldet ist. Bei letzterer retourniere ich die E-Mail mit meiner Antwort — wenig professionell aber im Umgang mit manchen Menschen heutzutage notwendig. Für diese Art der Kommunikation gibt es allerdings auch wieder bereits seit mehreren Jahrzehnten die Chat-Tools und Räume! Hierzu nutze ich inzwischen standardmäßig Threema, DeltaChat oder die SMS.
Manchmal, heutzutage aber nur noch sehr selten wird eine E-Mail von mir noch ausgedruckt und weiterverarbeitet (Möglichkeit 1), meist aber in ein PDF umgewandelt und weiterverarbeitet (Möglichkeit 2) oder aber als reiner Text mit in meinen Zettelkasten übernommen (Möglichkeit 3).
Wenn die E-Mail von mir letztendlich bearbeitet wurde, schreibe ich eine eigene E-Mail, manchmal aber auch nur eine SMS oder ich greife gleich zum Telefon. Die schwierigeren Angelegenheiten werden weiterhin im Vier- oder Mehraugengespräch erledigt.
Nachtrag
Wer nun etwas tiefer in die (digitale) Materie einsteigen möchte, dem empfehle ich RFC 5322 der Network Working Group von 2008. Man erhält dieses und andere RFC wie auch den Passierschein A38 mit dem blauen Formular.
„Weisheit ist das vollkommene Gut des menschlichen Verstandes; Philosophie ist die Liebe zur Weisheit und das Streben danach.“
Seneca, 14. Buch, 89. Brief (2023: 789)
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One thought on “E-Mail”
Die meisten E-Mails-Clients bleiben sich gleich und bringen die Grundfunktionalitäten mit. Auch Outlook kann man mit richtigen Mailservern nutzen, die Ergonomie ist Vorliebe des Anwenders. Da ich ein älteres Macbook nutze, ist mir die Verkomplizierung von „Mail“ leider entgangen.
Mit einer strukturierten Ablage ist mehr zu gewinnen; ich nutze gerne ein zwei- bis dreistufiges Nummerierungsschema, z. B. 10 für Personen, 11 für Organisationen usw. Unter 10 – 68 findet sich dann ein Heinrich Kümmerle oder unter 11 – 14 die EUROPA-UNION. Es lässt sich auch gut auf die Dateiablage anwenden. Weniger Zahlenaffine können ebenso mit Stichwörten oder Emojis arbeiten.